De nombreuses personnes confondent souvent les bons de commande avec les factures en raison de leurs nombreuses similitudes. Par exemple, ils contiennent tous deux des informations identiques concernant l'acheteur et le vendeur, par exemple des noms ou des adresses, et ils constituent tous deux un accord juridiquement contraignant. Quelqu'un peut donc utiliser ces deux documents à mauvais escient et déclencher un litige sur la transaction.
Dans ce billet, je vous propose une introduction complète aux bons de commande et aux factures, afin de vous aider à mieux comprendre comment les émettre avec précision.
Explorer la signification de PO
PO est l'acronyme de "purchase order" (commande). Il s'agit d'un document officiel émis par un acheteur pour confirmer la passation d'une commande. Il sert à consigner les attentes de l'acheteur concernant les produits ou services souhaités, y compris les quantités et les prix. L'acheteur envoie le bon de commande au vendeur pour approbation, et une fois approuvé, il devient un document juridiquement contraignant.
Il y a 2 types d'OPLes deux types de commandes sont les suivants : les commandes permanentes et les commandes globales. La première permet à l'acheteur de passer plusieurs commandes pour les mêmes marchandises au cours d'une période donnée. Il peut utiliser le même numéro de commande. La seconde permet à l'acheteur de recevoir plusieurs livraisons pour un prix prédéterminé au cours d'une période fixe. Il peut ainsi bénéficier de remises.
Quel est le numéro du bon de commande ?
Un numéro de commande est un numéro unique attribué à une commande. Les acheteurs ont la possibilité d'attribuer un numéro de commande selon leurs préférences, par exemple en le générant à partir de la date, du numéro de série ou d'autres identifiants. Cette pratique convient aux petites entreprises.
Si l'acheteur opère à plus grande échelle, il peut utiliser un système de gestion des achats pour générer et attribuer automatiquement des numéros de commande. Le fournisseur peut également attribuer et fournir le numéro de commande à l'acheteur.
Les numéros de commande permettent de suivre l'évolution de la commande depuis sa création jusqu'à sa livraison. Cela permet de s'assurer que le vendeur expédie exactement les marchandises attendues par l'acheteur et de vérifier que le montant des marchandises correspond à la facture.
Les indispensables pour un PO
Il n'y a pas de format spécifique pour un bon de commande, mais tous les détails nécessaires seront couverts. Voici un exemple de bon de commande à titre de référence.
D'après ce qui précède, nous pouvons savoir qu'un bon PO doit comprendre les éléments suivants
- Numéro de commande
- Coordonnées de l'acheteur et du fournisseur, y compris le nom, l'adresse et les informations de contact
- Informations relatives à la commande, telles que le nom du produit, la quantité et le prix
- Informations fiscales
- Conditions de paiement
- La date et l'adresse de livraison
- Date d'achat
Si vous avez d'autres instructions spéciales, telles que des instructions d'expédition, vous pouvez également les ajouter.
Découvrir les factures dans les entreprises
Une facture, ou un facture commercialeLe bon de commande est un document financier émis par un vendeur qui demande le paiement d'un achat effectué par le biais d'un bon de commande. Il sert d'enregistrement formel de la transaction et doit correspondre aux détails de la commande, tels que la quantité et le prix.
Il existe trois types de factures : les factures de vente, les factures d'achat et les factures de TVA. Chaque type de facture a des fonctions et des objectifs spécifiques. Vous pouvez demander au fournisseur d'établir la facture en fonction de vos besoins. Pour rationaliser ce processus, de nombreuses entreprises font désormais appel aux services de logiciel de gestion des dépenses d'envoyer le bon type de facture tout en garantissant le respect des normes comptables.
Contenu essentiel d'une facture
Les factures se présentent sous différentes formes et tailles, principalement en fonction des fournisseurs. Voici un exemple pour vous montrer à quoi ressemble une facture :
Une facture contient les mêmes informations que celles figurant sur les commandes, plus
- Numéro de facture
- Montant total dû
- Calendrier de paiement
- Réductions (le cas échéant)
Certains acheteurs peuvent exiger d'autres informations détaillées, telles que les méthodes d'emballage et les dimensions. Ces informations peuvent également être ajoutées.
Distinctions entre les bons de commande et les factures
Récepteurs
La première différence essentielle entre les commandes et les factures concerne les destinataires. Un bon de commande est envoyé au vendeur, tandis qu'une facture est destinée à l'acheteur.
Veuillez noter que les factures requièrent la signature ou l'autorisation du vendeur, alors que les bons de commande n'imposent pas cette exigence. Dans certains cas, notamment dans des secteurs d'activité spécifiques ou en vertu de clauses contractuelles, il peut être nécessaire que les deux parties signent les bons de commande ou les factures. Cela permet de souligner l'accord mutuel sur les conditions de la transaction et de confirmer les responsabilités et les droits des deux parties.
Délai de délivrance
Dans la plupart des cas, c'est le BC qui vient en premier. Il est généré au début de la transaction pour former un contrat entre les vendeurs et les acheteurs. Une facture est créée après que les acheteurs ont payé l'acompte ou que la commande a été livrée.
Il peut arriver que des factures soient générées et envoyées sans bon de commande correspondant. Cette situation se produit généralement lorsqu'une commande est effectuée au moyen d'une carte de crédit via une plateforme de commerce électronique. Ces cas sont plus fréquents pour les petits achats ou lorsque des consommateurs individuels effectuent des paiements.
Objectifs
L'objectif principal d'un bon de commande est de confirmer l'achat et les conditions convenues entre l'acheteur et le vendeur. Il permet de s'assurer que l'acheteur et le vendeur exécution de la commande mais ne garantit pas le paiement et les taxes. Il permet de suivre et de gérer le processus de passation des marchés, en évitant les achats en double ou les dépassements de budget.
La facture, quant à elle, sert à facturer les marchandises achetées par l'acheteur, ce qui permet au vendeur d'en percevoir le paiement. Avant d'effectuer le paiement, l'acheteur vérifie si la facture correspond au bon de commande et si le montant est correct. L'émission d'une facture constitue un enregistrement légitime de la transaction, ce qui permet d'éviter les litiges futurs sur le montant et de faciliter les contrôles fiscaux.
Les bons de commande et les factures sont essentiels dans le processus d'achat d'un commerce de détail. Comprendre les différences entre les bons de commande et les factures augmentera la productivité de toute personne qui achète des marchandises.
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