Muchas personas suelen confundir los pedidos con las facturas debido a sus numerosas similitudes. Por ejemplo, ambas contienen información idéntica sobre el comprador y el vendedor, por ejemplo, nombres o direcciones, y ambas constituyen un acuerdo jurídicamente vinculante. Por tanto, alguien puede utilizar indebidamente estos dos documentos y desencadenar un litigio sobre la transacción.
En este artículo, le ofreceré una introducción completa a los pedidos y las facturas, que le ayudará a comprender mejor cómo emitirlos con precisión.
Explora el significado de PO
PO significa orden de compra. Es un documento oficial emitido por un comprador para confirmar la realización de un pedido. Sirve para dejar constancia de las expectativas del comprador con respecto a los productos o servicios deseados, incluidas las cantidades y los precios. El comprador envía la orden de compra al vendedor para su aprobación y, una vez aprobada, se convierte en un documento jurídicamente vinculante.
Existen 2 tipos de OPórdenes de compra permanentes y órdenes de compra globales. El primero permite al comprador hacer varios pedidos de la misma mercancía en un plazo determinado. Puede utilizar el mismo número de pedido. El segundo se refiere a que el comprador puede recibir múltiples entregas por un precio predeterminado durante un periodo fijo. De este modo puede obtener descuentos.
¿Cuál es el número de pedido?
Un número de pedido es un número único asignado a una orden de compra. Los compradores tienen flexibilidad para asignar un número de pedido según sus preferencias, como generarlo a partir de la fecha, el número de serie u otros identificadores. Esta práctica es adecuada para los propietarios de pequeñas empresas.
Si el comprador opera a mayor escala, puede utilizar un sistema de gestión de compras para generar y asignar automáticamente números de pedido. Alternativamente, el proveedor también puede asignar y proporcionar el número de pedido al comprador.
Los números de pedido sirven para seguir el progreso del pedido desde su creación hasta la entrega. Esto ayuda a garantizar que el vendedor envía exactamente la mercancía esperada por el comprador y verifica que el importe de la mercancía coincide con el de la factura.
Lo imprescindible para un OP
No existe un formato específico para una orden de pedido, pero se incluirán todos los detalles necesarios. A continuación le ofrecemos un ejemplo de pedido.
A partir de lo anterior, podemos saber que un buen PO debe incluir
- Número de pedido
- Datos del comprador y del proveedor, incluidos nombre, dirección e información de contacto
- Información del pedido, como nombre del producto, cantidad y precio
- Información fiscal
- Condiciones de pago
- Fecha y dirección de entrega
- Fecha de compra
Si tiene otras instrucciones especiales, como instrucciones de envío, también puede añadirlas.
Descubrir facturas en las empresas
Una factura, o un factura comerciales un documento financiero emitido por un vendedor que solicita el pago de una compra realizada a través de una orden de compra. Sirve como registro formal de la transacción y debe coincidir con los detalles de la OC, como la cantidad y el precio.
Existen tres tipos de facturas: facturas de venta, facturas de compra y facturas con IVA. Cada tipo de factura tiene funciones y finalidades específicas. Puede solicitar al proveedor que emita la factura en función de sus necesidades.
Contenidos clave de una factura
Las facturas tienen formas y tamaños muy diferentes, principalmente en función de los proveedores. He aquí un ejemplo para mostrarle cómo es una factura:
Una factura contiene la misma información que los pedidos y además
- Número de factura
- Importe total adeudado
- Calendario de pagos
- Descuentos (si los hay)
Algunos compradores pueden exigir otra información detallada, como métodos de embalaje y tamaños. También podría añadirse.
Desvelar las diferencias entre pedidos y facturas
Receptores
La primera diferencia clave entre las órdenes de pedido y las facturas son los destinatarios. Un pedido se envía al vendedor, mientras que una factura es para el comprador.
Tenga en cuenta que las facturas requieren la firma o autorización del vendedor, mientras que los pedidos no exigen este requisito. En algunos casos, especialmente en sectores específicos o según lo estipulado en las condiciones contractuales, puede ser necesario que ambas partes firmen los pedidos o las facturas. Esto se hace para enfatizar el acuerdo mutuo sobre los términos y condiciones de la transacción, así como para confirmar las responsabilidades y derechos de ambas partes.
Hora de expedición
En la mayoría de los casos, la orden de compra es lo primero. Se genera al principio de la transacción para formar un contrato entre vendedores y compradores. Y se crea una factura después de que los compradores paguen el depósito o después de que se entregue el pedido.
En ocasiones, las facturas pueden generarse y enviarse sin la correspondiente orden de compra. Esta situación suele producirse cuando se realiza un pedido con tarjeta de crédito a través de una plataforma de comercio electrónico. Estos casos son más comunes en compras pequeñas o cuando los consumidores individuales realizan pagos.
Propósitos
El objetivo principal de un pedido es confirmar la adquisición y las condiciones acordadas entre el comprador y el vendedor. Garantiza la cumplimiento del pedido pero no garantiza el pago ni los impuestos. Ayuda a seguir y gestionar el proceso de contratación, evitando compras duplicadas o excesos presupuestarios.
Una factura, por su parte, sirve como recibo de las mercancías adquiridas por el comprador, lo que permite al vendedor cobrar el pago. Antes de efectuar el pago, el comprador comprueba si la factura coincide con la orden de compra y si el importe es correcto. La emisión de una factura sirve como registro legítimo de la transacción, evitando futuras disputas sobre el importe y facilitando las auditorías fiscales.
Las órdenes de compra y las facturas son vitales en el proceso de compra de una empresa minorista. Entender las diferencias entre órdenes de compra y facturas aumentará la productividad de cualquiera que compre bienes.
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