كثيراً ما يخلط كثير من الناس بين أوامر الشراء والفواتير بسبب أوجه التشابه العديدة بينهما. على سبيل المثال، يحتوي كلاهما على معلومات متطابقة فيما يتعلق بالمشتري والبائع، على سبيل المثال، الأسماء أو العناوين، وكلاهما يشكلان اتفاقية ملزمة قانوناً. لذلك قد يسيء شخص ما استخدام هاتين الوثيقتين ويتسبب في حدوث نزاع في المعاملة.
في هذا المنشور، سأقدم لك مقدمة شاملة عن أوامر الشراء والفواتير، مما يساعدك على اكتساب فهم أفضل لكيفية إصدارها بدقة.
استكشف معنى PO
يرمز أمر الشراء إلى طلب الشراء. وهو مستند رسمي يصدره المشتري لتأكيد تقديم طلب الشراء. وهو بمثابة سجل لتوقعات المشتري فيما يتعلق بالمنتجات أو الخدمات المطلوبة، بما في ذلك الكميات والأسعار. يرسل المشتري أمر الشراء إلى البائع للموافقة عليه، وبمجرد الموافقة عليه يصبح مستنداً ملزماً قانوناً.
هناك 2 نوعان من أوامر الشراء:: أوامر الشراء الدائمة وأوامر الشراء الشاملة. تسمح الأولى للمشتري بتقديم طلبات شراء متعددة لنفس السلع خلال فترة زمنية محددة. ويمكنه استخدام نفس رقم أمر الشراء. ويشير الثاني إلى قدرة المشتري على استلام شحنات متعددة بسعر محدد مسبقًا خلال فترة زمنية محددة. وقد يحصلون على خصومات بهذه الطريقة.
ما هو رقم طلب الشراء؟
رقم أمر الشراء هو رقم فريد يتم تعيينه لأمر الشراء. ويتمتع المشترون بالمرونة في تعيين رقم أمر الشراء وفقًا لتفضيلاتهم، مثل إنشائه بناءً على التاريخ أو الرقم التسلسلي أو معرفات أخرى. هذه الممارسة مناسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة الحجم.
إذا كان المشتري يعمل على نطاق أوسع، فيمكنه استخدام نظام إدارة المشتريات لإنشاء أرقام أوامر الشراء وتخصيصها تلقائيًا. وبدلاً من ذلك، يمكن للمورّد أيضاً تخصيص رقم أمر الشراء وتزويد المشتري به.
تخدم أرقام أوامر الشراء الغرض من تتبع تقدم الطلب منذ إنشائه وحتى تسليمه. وهذا يساعد على التأكد من أن البائع يشحن البضائع التي يتوقعها المشتري بالضبط ويتحقق من أن مبلغ البضائع مطابق للفاتورة.
المستلزمات الضرورية لموظف البريد
لا يوجد تنسيق محدد لأمر الشراء، ولكن سيتم تغطية جميع التفاصيل المطلوبة. إليك نموذج أمر الشراء للرجوع إليه.
مما سبق، يمكننا أن نعرف أن أمر الشراء الجيد يجب أن يتضمن
- رقم أمر الشراء
- تفاصيل المشتري والمورد، بما في ذلك الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال
- معلومات الطلب، مثل اسم المنتج والكمية والسعر
- المعلومات الضريبية
- شروط الدفع
- تاريخ التسليم والعنوان
- تاريخ الشراء
إذا كانت لديك أي تعليمات خاصة أخرى، مثل تعليمات الشحن، يمكنك أيضاً إضافتها.
اكتشاف الفواتير في الأعمال التجارية
فاتورة، أو الفاتورة التجاريةهو مستند مالي يصدره البائع ويطلب فيه الدفع مقابل عملية شراء تمت من خلال أمر شراء. وهو بمثابة سجل رسمي للمعاملة ويجب أن يتطابق مع التفاصيل الواردة في أمر الشراء مثل الكمية والسعر.
هناك ثلاثة أنواع من الفواتير: فواتير المبيعات وفواتير الشراء وفواتير ضريبة القيمة المضافة. لكل نوع من الفواتير وظائف وأغراض محددة. يمكنك أن تطلب من المورد إصدار الفاتورة بناءً على احتياجاتك. لتبسيط هذه العملية، تعتمد العديد من الشركات الآن على برنامج إدارة النفقات لإرسال النوع الصحيح من الفواتير مع ضمان الامتثال للمعايير المحاسبية.
المحتويات الرئيسية للفاتورة
تأتي الفواتير بأشكال وأحجام مختلفة، تعتمد بشكل أساسي على الموردين. وفيما يلي مثال يوضح لك كيف تبدو الفاتورة:
تحتوي الفاتورة على نفس المعلومات الموجودة في أوامر الشراء بالإضافة إلى
- رقم الفاتورة
- إجمالي المبلغ المستحق
- جدول السداد
- الخصومات (إن وجدت)
قد يطلب بعض المشترين معلومات تفصيلية أخرى، مثل طرق التغليف والأحجام. ويمكن إضافتها أيضاً.
كشف الفروق بين أمر الشراء والفواتير
أجهزة الاستقبال
الفرق الرئيسي الأول بين أوامر الشراء والفواتير هو المستلمون. يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع بينما تكون الفاتورة للمشتري.
يُرجى ملاحظة أن الفواتير تتطلب توقيع البائع أو تفويضه، في حين أن أوامر الشراء لا تفرض هذا الشرط. في بعض الحالات، خاصةً في صناعات محددة أو كما هو منصوص عليه في شروط العقد، قد تكون هناك حاجة لتوقيع كلا الطرفين على أوامر الشراء أو الفواتير. ويتم ذلك للتأكيد على الاتفاق المتبادل على شروط وأحكام المعاملة، وكذلك لتأكيد مسؤوليات وحقوق كلا الطرفين.
وقت الإصدار
في معظم الحالات، يأتي أمر الشراء أولاً. ويتم إنشاؤه في بداية المعاملة لتكوين عقد بين البائعين والمشترين. ويتم إنشاء الفاتورة بعد أن يدفع المشترون العربون أو بعد تسليم الطلب.
يمكن في بعض الأحيان إنشاء الفواتير وإرسالها بدون أمر شراء مطابق. تحدث هذه الحالة عادةً عندما يتم إجراء طلب الشراء باستخدام بطاقة ائتمان عبر منصة التجارة الإلكترونية. وتكون هذه الحالات أكثر شيوعًا في عمليات الشراء الصغيرة أو عندما يقوم المستهلكون الأفراد بالدفع.
الأغراض
الغرض الرئيسي من أمر الشراء هو تأكيد عملية الشراء والشروط المتفق عليها بين المشتري والبائع. وهو يضمن تنفيذ الطلب ولكنها لا تضمن الدفع والضرائب. وهو يساعد على تتبع عملية الشراء وإدارتها، وتجنب تكرار عمليات الشراء أو تجاوز الميزانية.
من ناحية أخرى، تُعد الفاتورة بمثابة فاتورة للبضائع التي اشتراها المشتري، مما يمكّن البائع من تحصيل المدفوعات. قبل إجراء عملية الدفع، يتحقق المشتري من تطابق الفاتورة مع طلب الشراء ومن صحة المبلغ. ويُعد إصدار الفاتورة بمثابة سجل قانوني للمعاملة، مما يمنع حدوث نزاعات مستقبلية حول المبلغ ويسهل عمليات التدقيق الضريبي.
تُعد أوامر الشراء والفواتير أمرًا حيويًا في عملية الشراء في شركات البيع بالتجزئة. ومن شأن فهم الفروق بين أوامر الشراء والفواتير أن يزيد من إنتاجية أي شخص يشتري السلع.
وباعتبارها شركة رائدة في مجال التوريد في الصين، ساعدت Jingsourcing أكثر من 4000 عميل في الحصول على المنتجات من الصين وتخصيصها. تضم شبكتنا القوية أكثر من 200 مُصنِّع موثوق به، مما يعزز العلاقات ذات المنفعة المتبادلة. وبفضل الدقة السريعة، نختار الموردين بعناية بناءً على أمر الشراء الخاص بك ونقدم لك أسعاراً تنافسية. كما يمكننا إصدار أنواع مختلفة من الفواتير حسب الحاجة.
بالإضافة إلى ذلك، نوفر مجموعة من الخدمات ذات القيمة المضافة، بما في ذلك التغليف المخصص، وفحص المنتجات، وخيارات الشحن المرنة، وما إلى ذلك.
